هیچ چیزی مثل یک میز کار شلوغ بهره وری شما را پایین نمی آورد.
همه ما به دنبال آرامش در محیط کار و کارایی بیشتر هستیم، گاهی در انجام و یا تکمیل کاری به مشکل برمی خوریم و نمی توانیم کارهایمان را به موقع تمام کنیم.
در این مواقع بهتر است یک نگاهی به میز کارتان بیندازید. شاید این عدم کارایی به خاطر بی نظمی و بهم ریختگی روی میز کارتان باشد.
امروز بچه های تحریریه شرکت مبلمان اداری آدینا تصمیم دارند تا با شما خوانندگان عزیز در مورد سازماندهی میز کار و ابزار مفید برای یک میز کار، مطالبی را به اشتراک بگذارند.
بیشتر بخوانید: " چگونه طراحی داخلی یک دفتر کار می تواند بر خلاقیت پرسنل تاثیر بگذارد "
میز بی نظم و درهم، ابزاری مضر در زندگی کاری شماست که باعث عدم تمرکز و عدم پردازش اطلاعات در مورد هر موضوعی می شود.
داشتن یک میز بی نظم در طولانی مدت باعث ایجاد استرس، نگرانی و اظطراب خواهد شد.
نکاتی برای داشتن میز کار منظم
می دانیم هنگامی که به هم ریختگی عظیمی روی میز شما وجود دارد، ممکن است خلاص شدن از دست آن تا حدی مشکل به نظر برسد، زیرا حتی نمی دانید از کجا مرتب کردن را شروع کنید. خوشبختانه، شما در دنیایی زندگی می کنید که راه حل های جدیدی برای مشکلات جدید وجود دارد.
ایجاد فضای شخصی
در تمام مدتی که شما در پشت میز کارتان برای کار کردن، فکر کردن و ایده پردازی، برنامه ریزی کردن و غیره وقت می گذرانید؛ خواستار آن هستید تا از نشستن در پشت میزتان لذت ببرید. یک میز بی نظم، شلوغ و بهم ریخته این لذت را برایتان بوجود نمی آورد.
از انواع مبل اداری آدینا بازدید کنید .
پس در مرحله اول فضای کوچکی را روی میز کارتان به وسایل شخصی تان از قبیل کلیدها، کیف پول، تلفن و سایر وسایلی که ممکن است هنگام کار در روند کارتان اختلال ایجاد کنند، اختصاص دهید تا این وسایل دور از دست شما باشند و شرایطی را برایتان فراهم کنند که در آرامش کار کنید.
بیشتر بخوانید " توصیه هایی برای انتخاب فضای اداری جدید برای کسب و کار شما "
مرتب کردن کامپیوتر
بی نظمی های دیجیتالی با فایل ها و فولدرهای نامرتب نیز یک نوع درهم و برهمی به حساب می آیند که هنگام تمرکز، می تواند موجب حواس پرتی شود پس دسکتاپ کامپیوترتان را خلوت و مرتب کنید.
شما باید هر هفته دسکتاپ کامپیوتر خود را مرتب کنید. می توانید فایل ها را با استفاده از پارامترهای مختلف متناسب با نیازهایتان، مرتب کنید.
صفحه نمایش خود را کارآمدتر کنید و کامپیوتر خود را به یک نیروی سازمانی تبدیل کنید که می توان روی آن حساب کرد.
تمییز کردن میز کار
هر روز قبل از این که میز کارتان را ترک کنید، آن را تمیز و مرتب کنید.
این کار باعث می شود هر روز با یک میز مرتب رو به رو شوید و حتی می توانید روزی چند بار میز خود را تمیز کنید که این کار باعث می شود آرامش ذهنی بیشتری داشته باشید.
تمرکز روی یک کار
باید روزانه تنها روی یک کار تمرکز کنید زیرا انجام چند کار به طور همزمان باعث بهم ریختگی بیشتر میز کار می شود.
بیشتر بخوانید " 5 راز مهم در مورد دکوراسیون دفتر کار "
یک راه برای مرتب کردن میز کارتان این است که تمام وسایل غیر ضروری که مرتبط با پروژه ای که در حال حاضر روی آن تمرکز دارید، نیستند را کنار بگذارید.
اسکن کردن مدارک مورد نیاز
به جای این که کاغذ های زیادی روی میزتان داشته باشید، اسکن اسناد و مدارک خود را شروع کنید .
فایل هایتان را در کامپیوترتان ذخیره کنید این کار به شما کمک می کند کابینت فایل قابل جستجو و راحت تری داشته باشید.
اگر حتی بعد از تهیه نسخه های اسکن شده، به نگهداری کاغذهای فیزیکی نیز علاقه مند هستید، باید کابینت پرونده ای انتخاب کنید که روی میز شما قرار نگیرد.
هر چیزی را بر اساس میزان اهمیتش مرتب کنید
یکی از ایده های اصلی سازماندهی میز کار این است که هر چیزی را با توجه به میزان اهمیتش مرتب و بایگانی کنید. این امر می تواند بسیار ترسناک باشد زیرا شما نمی خواهید چیز مهمی را در زندگی یا کار خود از دست بدهید. اما هنوز هم برای اینکه بتوانید میز خود را قابل مدیریت تر کنید باید از برخی موارد خلاص شوید.
بیشتر بخوانید " چگونه یک میز اداری مناسب انتخاب کنیم ؟ "
برای انجام این کار، باید از خود بپرسید، چقدر به آن نیاز دارم و از آن استفاده می کنم؟ اگر جواب به اندازه کافی مثبت نیست، باید آن را کنار بگذارید و در نهایت در آینده از تصمیم خود خوشحال خواهید شد.
یک سطل زباله تهیه کنید
برای میز کارتان یک سطل زباله تهیه کنید و آن را درست کنار یا زیر میز قرار دهید و آن را به بهترین دوست خود تبدیل کنید. به محض اینکه پرونده یا هر چیز دیگری که فضای با ارزش میز را پر می کند، را به پایان رساندید، آن را به داخل سطل آشغال بیندازید.
وسایل الکترونیکی خود را از میز کارتان دور کنید
شما روی میزتان به هیچ وسیله ی الکترونیکی غیر از کامپیوترتان نیاز ندارید و باید تمام موارد دیگر مانند روتر و مودم روی سطح دیگری مانند زمین یا در یک کشو قرار داده شوند که این کار فضای بیشتری روی میز جهت کار کردن برای شما فراهم می کند. با توجه به تجربه ما، این ایده بسیار مهم است بنابراین آن را امتحان کنید.
کشوها را مرتب کنید
داخل کشو ها را به همان تمیزی روی میز نگه دارید.
اگر ظاهر میز کارتان مرتب و تمیز به نظر می رسد، اجازه ندهید تا آشفتگی و شلوغی به داخل کشو ها سرایت کند. برای این کار می توانید از وسایلی که برای سازماندهی ابزارهای کشو در بازار موجود هستند و فضاهای ذخیره سازی را منظم نگه می دارند استفاده کنید یا خودتان دست به کار شوید و از امکانات موجود دراطرافتان برای ساماندهی داخل کشوها استفاده کنید.
بیشتر بخوانید " طراحی مینیمالیستی دفتر کار "
با این روش تمام وسایل اضافی و بیهوده را از دسترس خارج کنید. کشوها چون خارج از دید هستند به معنای این نیست که خارج از دسترس و کاربرد نیز می باشند، هوایشان را داشته باشید.
استفاده از ابزار مهم در سازماندهی میز کار
شما باید هر وسیله ای که روی میزتان قرار دارد را بررسی کرده و صادقانه از خود بپرسید که آیا آن وسیله واقعاً ضروری است یا خیر.
اگر وسیله ای هست که به آن احتیاج ندارید، آن را از آنجا بردارید و فضای لازم برای وسایلی که زندگی کاری شما را آسان تر می کنند فراهم کنید و این موارد ضروری می تواند به معنای یک میز مرتب بدون هیچ وسیله ای روی آن باشد.
اگر شما فردی هستید که به هر آنچه روی میزش قرار دارد وابستگی دارد، با موارد کوچک شروع کنید در این صورت هنگامی که چیزی را کنار می گذارید کمتر اذیت خواهید دید.
در این مطلب ما چند ابزار مفید و کارآمد برای سازماندهی میز کار به شما معرفی خواهیم کرد.
سازمان دهنده میز کار
یک نگاه منسجم خلق کنید. حتی اگر میز کارتان دارای جایگاه های مختلف برای هر وسیله می باشد، ممکن است باز هم به طور کلی آشفته و نامرتب به نظر برسد اگر که از طرح ها، رنگ ها و ابزار های زیادی استفاده کرده باشید. رنگ ها و وسایل را اشباع نکنید.
بیشتر بخوانید " فواید میز کارگروهی و کار تیمی "
اگر روی میزتان فضای کافی ندارید، می توانید باکس هایی کم هزینه بسازید و آنها را بر روی دیوار نصب کنید یا آن ها را در زیر میزتان قرار دهید.
اگر میز کارتان بیش از حد شلوغ است و شما مجبور هستید برای انجام کارهایتان از ابزارهای مختلفی مانند خودکار، پانچ یا منگنه استفاده کنید؛ سازمان‌دهنده میز یک ابزار ایده‌آل برای داشتن یک میز اداری خلوت و جذاب است.
این ابزار مفید می‌تواند به شما در سازماندهی کاغذها، یادداشت‌ها، خودکارها و سایر ابزارهای روی میز کمک کند.
با استفاده از این وسیله، جای بیشتری برای کار کردن در اختیار دارید و دیگر با هر تکانی که می‌خورید؛ چیزی زمین نمی‌افتد.
شارژر یو اس بی
امروزه روی میز بیشتر کارمندان، تلفن همراه، تبلت، لب تاپ، کتابخوان الکترونی و مواردی از این قبیل وجود دارد که با وجود این دستگاه ها، حتما چند مدل شارژر نیز در کشوی میزتان وجود دارد.
پس در اختیار داشتن سیم شارژی که به همه این دستگاه‌ها بخورد و جای کمی نیز اشغال کند، بسیار مهم است.
شارژرهای یو اس بی معمولا چند سری متفاوت دارند و شما می توانید همه دستگاه های الکترونی خود را با آن ها شارژ کنید.
بیشتر بخوانید " چند روش برای بالابردن بهره وری در محیط کار "
پایه هدفون
اگر عاشق موسیقی هستید اما فضای کافی برای گذاشتن هدفون خود ندارید؛ پیشنهاد می‌کنیم از یک پایه هدفون استفاده کنید.
جامدادی
اگرچه بیشتر کارهای اداری امروزه با رایانه انجام می‌شوند، اما هنوز هم مداد و خودکار از ملزومات مهمی هستند که روز میز کارمندان دیده می‌شوند.
تمام نوشت‌افزارهای خود را در یک جامدادی بگذارید. این جامدادی می‌تواند به شکل کیف یا به شکل لیوان رو میزی باشد.
با استفاده از این ابزار دیگر تمام لوازم ضروری در دسترس‌تان است. به این ترتیب هم دسترسی بهتری خواهید داشت و هم میز کارتان مرتب‌تر خواهد شد.
گرمکن لیوان
در بین کارمندان، قهوه و چای و نوشیدنی ها بسیار پر طرفدار هستند.
البته این نوشیدنی‌ها تنها زمانی می‌توانند بدن را شارژ کنند که از دمای ایده‌آلی برخوردار باشند. اگر خیلی زود خورده شوند، دهان را می‌سوزاند و اگر سرد شوند دیگر دل‌انگیز نیستند. خوشبختانه ابزاری وجود دارد که می‌تواند این مشکل را حل کند.
بیشتر بخوانید " تصاویر میز اداری خاص "
گرمکن لیوان شبیه به یک بشقاب داغ ولی به اندازه لیوان است و می‌تواند محتویات آن را به مدت طولانی گرم نگه دارد. شما می‌توانید هر نوع نوشیدنی که دوست دارید را دمای مناسب نگه دارید و از خنک شدن آن جلوگیری کنید.
توپ ضد استرس
کار می‌تواند استرس‌زا باشد. تقریباً همه کارمندان با این جمله موافق هستند.
داشتن ابزاری که به شما این امکان را میدهد که استرس را از خود دور کنید، بسیار مفید است. با یک توپ ضداسترس ساده می‌توانید تنش وارده شده به ذهن و بدن‌تان را کاهش دهید.
این نکته را نیز در نظر داشته باشید که باید هر روز چند دقیقه از ساعت کاری خود را به استراحت بپردازید تا ذهن‌تان از استرس دور شده و به یک موتور مولد تبدیل شود.
کلام آخر
این ابزارها به شما کمک می کنند تا میز سازمان یافته تری داشته باشید، روی کار متمرکز شوید و بهره وریتان را افزایش دهید.
بنابراین اگر کارمند هستید در اولین فرصت این ابزارها را تهیه کرده و از آنها حداکثر بهره را ببرید.
